5人以下的地方青年工作團隊,硬碟怎麼買?以及檔案管理難不難?

文|張安儂 鹿港囝仔設備長

在鹿港囝仔團隊中擔任 PChome 24h 3C 產品下單手的職位,繳了很多學費,也幫不少周遭朋友省了不少錢。

2022年剛開始,收到很多朋友私訊,詢問有關設備採購與檔案管理的問題,雖然鹿港囝仔是一間文化事業有限公司,但我還是盡可能提供資訊工程相關的諮詢服務,其中關於辦公室設備採購,最常被的問的問題之一。

「有沒有推薦的硬碟?我想要買來要備份。」

朋友們

還沒有太多時間準備照片,在這就先把想寫的寫下,改天再補圖了。

先談談「儲存」與「備份」

在為自己或團隊選購硬碟時,我們必須先釐清,團隊需要的是「儲存」還是「備份」功能。

儲存:

主要目的是讓但檔案有地方放,而且只有唯一那份資料。就是當今天你或是你同事的資料量,影片、照片、設計檔案等,已經快要超過電腦內建硬碟的容量時,大部分的人就是跑去順發、燦坤或是PChome買一顆「外接硬碟」來存那些,舊的、用不到的資料檔案,好讓手頭這台地腦有空間可以運作。專業一點來說應該叫做「封存」,這樣的做法,其實也只會留存「一份」資料,並沒有達到備份的目的,所以要特別注意喔。當然,這種做法不是不能使用,畢竟所有的儲存空間都是成本,如果今天有些資料是屬於「不是很重要、但留著也無仿」的性質,那就先這樣做吧。

備份:

主要目的是,當檔案遭誤刪或電腦遺失後,還有第二份檔案可以救回重要的資料。由於我們公司大多使用 MacOS,所以這裡就只先針對 Mac 使用者進行建議:請善用 MacOS 內建的 TimeMachine 功能

最好是剛買電腦時,就買一顆至少跟電腦硬碟容量一樣大的外接硬碟作為「Timemachine 備份磁碟」,基本上各類型的硬碟都可以用來作 Timemachine,2.5吋、3.5吋 傳統硬碟(HDD)、SSD 都可以,只要在插上 Mac 時,選擇作為備份磁碟即可。常見的是買2.5吋的外接硬碟,插了就能用,直接由USB port 供電,現在 (2022年一月) 一顆 「WD My Passport 2TB 2.5吋行動硬碟的價格大約落在台幣2199元左右,實在也不貴,而且隨時都有可能再特價。

在各種3C 設備繳了那麼久的學費,我實在還沒找到什麼東西都買到最便宜的方式,但我知道不見的資料最貴,而且就算這市場已經很容易可以找到資料救援的服務,但要意外發生時,額外要支出的金錢與時間,也絕對不只這 2000、3000元。

延伸閱讀:什麼是備份? By SEAGATE

「把放在外接硬碟的儲存當成了備份」這一個錯誤認知,往往是悲劇的開端

那有沒有更安全的額外儲存方式?

有,磁碟陣列,就是很多顆硬碟,有點不好懂的 RAID,而且RAID 有分很多種,在這邊列舉一般人常碰到的三種類型:

  • RAID 0:至少需要2顆硬碟,在空間上 1+1=2、速度快(x2)、沒保險
  • RAID 1:需要2顆硬碟,空間上 1+1=1,速度普通、有保險
  • RAID 5:至少需要3顆硬碟,速度比 RAID 1 快、安全性比 RAID 0高

延伸閱讀:RAID 容錯式磁碟陣列 by WikiRAID 類型 by Qnap

然後這些用來放硬碟得 RAID 裝置,依有沒有網路功能又可以很粗略的分為:

  • 有網路功能的叫 NAS, Network Attached Storage, 全名為網路附加儲存裝置??,這名字不好記,就是NAS啦。
  • 沒網路功能的叫DAS, Direct Attached Storage,直接附加儲存裝置??,這名字更怪,其實就是我們俗稱的外接硬碟。

看到這麼多種規格,基本上大家還沒看完就已經放棄了,所以我推薦中小型團隊就是先從沒網路的 2 bay RAID 1 外接硬碟 (DAS) 開始,雖然做 RAID 1 儲存成本比買一般的外接硬碟多了一倍,而且還要另外買一顆外接盒,但還是老話一句不見的資料最貴。

那是否推薦 NAS?可以。

  • 想省錢就先看缺點:主機單價高、擴充成本高、需要較繁複的初次設定、雲端介面跟Google 比起來總是輸了點。數年前鹿港囝仔也曾試過用 QNAP 的 TS-251 NAS,但用的大約3年多,就發生系統無法更新,或是更新後無法啟用某些磁碟區情況。
  • 想一次到位,就買高階 NAS吧,看這裡 丟掉外接硬碟,投奔 QNAP NAS 的七大理由
曾經陪伴鹿港囝仔走過4年時光的 Qnap TS-251 NAS

那有沒有推薦 RAID 1 外接盒品牌型號規格?

有,鹿港囝仔公司是 AKITIO NT2 的長期愛用者,該品牌在 2019 年加入美商 OWC 集團,成為 OWC Asia 亞太營運中心,在他們官方的PCHome商店街 裡面有單機甚至是連同硬碟一起出售的商品可以選擇,但經過跟官方粉專小編確認後,已經確認便宜又大碗的 NT2 要停產了,改由 OWC Mercury Elite Pro Dual 作為後繼機種,多了 Hub 功能,價格也稍微高了一點。(無業配)

如果你還是想找 NT2,應該在其他平台上還有一些貨,出手要快。

簡單的美好 即將停產的 Akitio NT2 磁碟陣列外接盒

然而,市面上一定還有其他可能更符合你需求的品牌及商品,建議多多去了解後再行選購。然後硬碟會不會壞,除了各環節裝置品質好壞,有時跟我們平時待人處事,積陰德功力有關。

那要買多大的硬碟呢?

這裏我們需要依照團隊業務類型小小分類一下,1-5人的團隊:(1-2年內夠用吧)

  • 單純做專案執行與規劃類:至少 4Tx2,例如:社區發展協會、文字工作者、田野調查工作者。
  • 每週都會拍影片/大量活動照片的團隊:應該要有 4Tx2、8Tx2 等級。
  • 朝影像製作類型發展或是想要一次解決3-4年需求的:10Tx2、14Tx2,也可以考慮直接買高階 NAS了。

由於這種機器沒有網路共享功能,可能對有些人來說覺得是缺點、不方便,但就也是因為他的功能單純、很機械,不用像 NAS 在使用前還需要進行使用環境設定、建立使用者、然後傳給已經在翻白眼的同事去登入,廠商在製作上就少去了這一類的軟體開發成本,價格才能如此平易近人。

那需要共享的資料怎麼辦? Google drive!

基本上我們只要設計好團隊的資料處理及管理規範,妥善的分流大型檔案及容量小且需要共用的文件檔,就能讓團隊的檔案管理同時保有共享的便利與安全得儲存。

以我們的經驗,大致上是這樣分:

  • Google Drive: 文件檔案、試算表、精選過後給設計師的照片素材(然而挑過的影片素材我大多用高速的外接SSD 裝給剪片師傅,時間寶貴,不能太慢)、還有設計師的編輯、完成檔案。
  • DAS: 分類過後的照片檔、影片檔、來自過去還來不及做資料分流的大型專案資料。

一個關於外接硬碟與檔案管理的小結

檔案管理這件事情有點枯燥,要耗費心神,而且檔案管理做得好,說真的並不會有直接的產值,且沒做好像也不會怎樣。與團隊的其他課題相比,例如銷售工具、財務會計工具,檔案管理工作在1-5人的小團隊往往是被管理者忽略,甚至放棄?的工作。

檔案管理這件事情要成,基本需要滿足三個條件:

  1. 一個對於檔案管理有熱忱,或者至少不能接受 「未命名文件/ untitled doc」的非菜鳥同事,作為此專案的推行者,至少以半年為單位來在組織內推行。
  2. 願意給予權限的管理者,去制定規範,引導大多數同事的資料使用習慣,然後給予預算的支持。
  3. 擁有實驗精神前線的工作者,在規範制定好的隔天,馬上在工作中逐步開始新的檔案使用方式,然後理性度過各種過渡期的不習慣,並願意回報給那位專案推行者。

這篇本來要介紹硬碟類型,但發現其實網路上已經有很多相關的 DAS, NAS, RAID 0, RAID1 的相關文章,就邊寫邊改方向,越寫越務實,寫到最後變成檔案管理的建議。

希望後續也有機會可以台灣各地青年團隊多多交流,一起討論這個有點冷門,或者是平時也不會在交流活動上討論,但我相信是前線人員每天都在面對的議題。

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